當前位置：新聞中心>公司動態>企業“管理系統人員定崗定編”的方法與步驟
我們之前發表的《企業生產系統人員定崗定編的方法與步驟》一文中已經對生產性人員定崗定編的方法做了較為詳細的介紹與分析，文章中還有許多更為專題的細節沒有特別交代清晰，如果讀者有疑問可以跟我們私下交流，作為知識產權的一部分，我們在公開的文章中就不再一一贅述了。
今天我們想介紹一下管理系統人員的定崗定編問題，相較于生產系統，管理系統人員的定崗定編可能更為復雜，難以找到一種十分科學的方法。我們研究了許多定崗定編的專業類書籍和文章，更多的強調通過工作量的觀察與記錄，來判斷編制確定的基本依據。
雖然通過觀察工作量來定編看似采用了量化的方法，但是由于觀察者主觀因素的影響，這種所謂的量化定編方法的準確性又非常值得懷疑。并且不同員工針對同一崗位的專業化程度以及主觀態度對工作進度的影響，又是很難通過簡單的觀察與記錄就能把控的，因此這種方法明顯具有較大的缺陷。
今天我們根據中天華溥管理咨詢集團（公司電話：4000662215）的案例經驗，較為詳細的介紹一下，中天華溥在管理系統人員定崗定編工作中所采用的方法及具體的思路，期待給我們的讀者一個較為多角度的思考。
一、生產人員編制總量是管理定編的主要依據
我們都知道在企業中直接創造價值的崗位是生產崗位，管理職能類崗位是希望通過為生產人員提供有效管理與服務來產生效益。但是管理效益是通過生產人員來間接實現的，管理人員并無法直接產生經營效益，因此確定生產人員的編制是確定管理人員編制的首要步驟。
關于生產人員編制總量的方法與步驟，我們在之前的《企業生產系統人員定崗定編的方法與步驟》一文中已經做了較為詳細的介紹，今天我們就不再贅述。需要注意的是，我們還是要分清楚“直接生產人員——生產輔助人員—生產管理人員—職能管理人員”這四者的關系，這四者之間每一層的定編都是相輔相成的，要遵循一定的比例關系。今天我們就把復雜問題簡單化，只把企業的人員分為兩部分，即“生產人員—管理人員”，把直接生產人員、生產輔助人員、生產管理人員全部劃入到生產人員的范疇，而把職能科室的人員稱作管理人員。
當然，我們所說的管理人員，暫時先不包含副總級以上的領導層，以便于我們在確定編制時的層次感。
二、分析生產人員與管理人員的歷史比例
既然管理人員的工作是依托生產人員來開展的，那么就必須通過確定管理與生產人員的比例關系，來確定管理人員的編制數量，這也就是商學院管理課程中提到的管理幅度問題。當然，這里的管理幅度是針對整個企業而言，也就是說企業管理人員總數與生產人員總數的關系。
1、提出企業“管理效率”的概念
在這里我們首先要提出一個“管理效率”的概念，也就是說公司管理人員總編制與生產人員總編的比例關系，即“管理效率=生產人員總編制/管理人員總編制”，這個數據代表每個管理人員平均管理生產人員的數量。
2、分別計算“管理人員”與“生產人員”有效工作人數
在提出“管理效率”的概念后，我們需要統計企業不同時間周期“管理效率”的數據。管理效率一般以月度、季度與年度計算，假如我們以月度來計算管理效率。首先我們需要確定在一個自然月內管理人員的編制情況，然后再確定一個自然月內生產人員的編制情況。
我們在統計一個月內管理人員或者生產人員總編制時，不能采用我們常用的人力資源統計的方法（即月初+月末數字然后再除以2的方法），我們需要統計準確的實際工作時間數據。首先我們假定按照《勞動法》的八小時工作制，在這個基礎上我們計算一個月內管理人員正常工作總小時數，加上一個月管理人員加班小時總數，再將一個月內人員增減情況（月中離職與入職人員）的實際工作小時數進行有效增減，這樣我們就會得出一個月內管理人員有效工作時間——總小時數，然后再用這個總小時數除以8（八小時工作制），最后得出一個月內管理人員有效工作人數。
有效管理工作人數=（正常工作小時總數+加班小時總數+月中增加員工工作小時數）/8。
生產人員的有效工作人數，用同樣的方法計算出來。
3、計算公司的“管理效率”
有了一個周期內有效管理人員總數與有效生產人員總數的數據，我們就可以計算在一定的周期內，比如3-5年間，管理人員總數與生產人員總數之間比例變化的基本情況，例如下表。而這個比例就是“管理效率”。
4、統計分析管理效率變化的原因
我們計算出了不同時間段內“管理效率”的數字，然后用一張圖來看看，這些數據的變化趨勢，如下圖。
在上圖中我們可以看到，從2022年第二季度到2023年第四季度，公司的管理效率有一個大幅度下降的趨勢，從最高點的2.71降低到0,93，而且一直到統計周期末的2023年底，這個數據仍然在下滑。
然后我們對這個數據進行具體分析，為什么管理效率下滑的如此厲害，通過分析我們發現，由于在2020年開始后，公司的訂單突然大幅度上升（原因是中美貿易戰前美國客戶的集中提高采購，在這里我們不做具體分析），導致公司的生產人員大幅度上升，漸次影響了管理人員的招聘量增加。
公司的生產采用計件制，當生產需求上升時，公司采用大量的臨時用工來解決生產需求提升，在生產需求下降時這些臨時用工就顯著降低。但是管理人員都是正式用工，不太可能在生產需求下降時馬上就解聘。特別是管理人員的工作特點導致一個管理人員能夠適應公司管理需求有一個周期，不太可能生產需求下降馬上就解聘管理人員。因此導致管理人員數量的相對剛性。
三、確定未來的管理人員總編制
1、設計未來管理效率
我們對企業歷史管理效率做出了一個比較科學的分析之后，我們需要做的就是確定企業未來的管理效率，也就是生產人員與管理人員的比例關系。
我們通過歷史數據可以看出，在生產最旺盛時期與生產最蕭條時期，管理人員的編制人數基本是一致的，具有相對的剛性，管理效率之所以發生變化是由于生產人員數量的變化導致的。所以我們可以得出一個結論，在歷史周期內，生產高峰時期的管理人員仍然能夠應付復雜的生產局面，因此那時的管理效率至少是能夠滿足要求的。所以說，如果不考慮其他因素，我們可以以管理效率最高時期的數據，作為未來我們預測未來管理人員編制的基礎。
當然，如果我們考慮到管理人員技能的提升、公司壓縮管理人員工資比例的要求、公司精細化管理帶來的要求，我們仍然可以在一定范圍內調整管理效率，但是在這里我們就因為篇幅關系不再一一贅述了。
2、預測未來生產人員數量
確定了管理效率以后，要想確定管理人員的編制，就需要首先設計好生產人員數量這個變量了。我們在上一篇文章講過生產人員編制的課題，在此就不再詳細說了。由于生產人員編制直接取決于產品產量的數據，所以我們也需要預測未來的產品需求是否穩定，是否還會出現生產需求突然增長的狀態。如果產品需求不夠穩定，那么我們建議在最低生產需求與最高生產需求之間，確定好生產人員的數量，以這個數據作為管理人員編制測算的基本數據。
3、預測未來管理人員的數量
在測算出生產人員編制數據之后，我們根據管理效率來測算管理人員編制就顯得直接明了了。
四、設計不同職能部門、不用崗位的管理人員
以上內容我們談的都是管理人員總編制的預測，但是具體到哪個職能部門、哪個崗位需要多少編制，如何把整體編制分下去，才是我們最終的目標。
那么要將管理人員整體編制分到各個部門身上，需要考慮以下因素
1、企業核心競爭力
企業核心競爭力是企業在市場立足的關鍵因素，因此需要在核心競爭力領域保持足夠的資源，其中當然也包括人力資源。因此我們也可以說，在核心競爭力領域，我們的人員編制要保持足夠的競爭力。
比如公司研發投入在未來將從合作開發轉向產品自研，那么我們就可以認為在研發部門，編制不但不能減少，而且還需要適當增加，這就是企業核心競爭力給定編帶來的影響。
2、歷史人員變動情況
我們可以把公司管理人員快速增長階段的職能領域、增加崗位情況拿出來，看一看哪些崗位編制是在經營上升期新增出來的，那么當經營下行期，這個崗位自然而然就是可以調整的，或者說這個職能部門的崗位編制就是可以調整的。
3、看業務調整情況
在此之外，我們還要看公司的業務有沒有重大調整，如果有重大調整，在編制上也要體現出人員的變化，以實現業務調整后的資源配置變化。
比如公司之前是以外貿為主，內貿為輔，由于中美貿易戰的原因，公司決定將一部分外貿產能轉化為內貿，那么相應帶來的一個變化就是，銷售部門的人員編制就要調整了，適當增加內貿銷售人員，減少外貿銷售人員，而相應的跟單員也會相應的調整。
五、總結
我們的文章總是有點虎頭蛇尾，主要因為很多因素糾纏在一起，一邊寫一邊感覺很難通過一篇文章，用文字來準確表達出我們的觀點。但是我想即便我們的邏輯稍顯雜亂，對于專業的讀者來說基本上也可以看懂，也能稍微的給大家提供一些思路。如果需要更為具體的方案，還希望與中天華溥建立直接的交流機會（公司電話：4000662215），那樣就會因為溝通方式的便捷而更加順暢